ESDC email re: Phoenix

ESDC employees received an update from Public Works (operators of Phoenix) regarding tax time and Phoenix.  Personally I haven’t received this information from my management, so I’m assuming that no one else has either.   The links are meant for the intranet, so you’ll have to look at them at work or through Secure Remote Access.  Here it is (French follows):

Preparing for your tax returns

With the upcoming tax season approaching, we have prepared helpful tools that current and former employees can use to prepare for their tax returns.
Starting the week of February 13, tax slips will progressively be available in Phoenix. Employees registered with a Canada Revenue Agency<; (CRA) and a Revenu Québec<; My Account will also be able to access their tax slips through their websites.

The following are five steps you should take to prepare for your tax returns. You can also consult our infographic, Helping employees understand their tax slips and prepare for tax season<;.

1- Obtain your T4 or Relevé 1 slip, available the week of February 13, through Phoenix<;.

2- Consult your final 2016 paystub in Phoenix<;. This paystub will provide you with the total of all payments received in 2016.

3- Compare your T4 or Relevé 1 slip to your final 2016 paystub to verify that the earnings listed on the paystub match those on the tax slip. If these documents align, you can proceed with filing your tax returns as usual.

4- If there is an issue with earnings listed on your paystubs or tax slip, consult our online questions and answers<;, which provide information on a range of tax scenarios. You can also see the comprehensive guide<; developed in collaboration with the CRA and the unions.

5- If you still have questions about your earnings or taxes, contact our Call Centre at 1-855-686-4729. Employees not serviced by the Pay Centre should call their departments first, but if they do contact our Call Centre, our agents will transfer them directly to their department’s compensation units, which can answer their questions.

Overpayments and underpayments for tax returns

Overpayments and underpayments are the two biggest tax-related issues employees may encounter for this end of year. Almost all employees who had received an overpayment, and contacted us before December 31, will not have an overpayment showing on their 2016 tax slips, whether the full amount was repaid or not.

However, there were a small number of complex overpayments that could not be processed before December 31. For these, and for employees who did not contact us before December 31, overpayments may appear on the tax slips. In this situation, employees should still file their taxes as they normally would, but they should contact us if they have not done so already. We will then issue an amended tax slip with the overpayment corrected when we process the employee’s outstanding transactions and a repayment arrangement is made.

Any employees who receive an amended tax slip after they have filed their taxes will not have to refile their tax return. We will provide the corrected earnings information to the CRA, which will adjust the tax return. Employees who receive an amended tax slip before they have filed should use the amended slip for their tax return.

For any employees who received an underpayment, any money owed for 2016 that is received in 2017 must be reported on 2017 tax returns. This means that someone could pay lower income taxes than usual in 2016 and higher income taxes in 2017. If this affects your taxes or eligibility for government benefits after 2017, such as child care, you can submit a claim<; under the claims process. Each claim will be reviewed based on valid receipts and other supporting documentation.

Monthly public service pay dashboard

To be transparent and make sure we provide employees with reliable, useful information, we posted our first monthly public service pay dashboard<;. This information shows you how we are doing against our service standards and provides estimated wait times for various transactions.

As I have mentioned in previous updates, we are tackling our service standards category by category. Some of the estimated processing timelines will frustrate employees, especially those who have already waited many months for their pay. We are working hard, and wherever possible, we will accelerate these timelines. I am also aware that some employees, like Canadian Coast Guard and Correctional Service Canada employees or nurses in the North, have more difficult work schedules and possibly more complicated pay issues. We are well aware of these specific situations and are looking for solutions.

I want to remind all employees that emergency salary advances and priority payments are available for anyone facing financial hardship, so there is no reason for any employees to go without their pay.

Over the next few weeks, you will begin to see change and improvement. There is still much to do, but we are picking up momentum.

Thank you all for your continued patience.

Useful information
– Frequently asked questions – Claims process<; (Treasury Board of Canada Secretariat)

– Questions and answers – Tax implications of Phoenix payroll issues<; (Canada Revenue Agency)

o Telephone support at 1‑888‑686‑4729

– Phoenix feedback form (to report a pay issue or request financial support)<;

– Phoenix training<; (Canada School of Public Service)

– PSPC Facebook page<; (to watch the technical briefings live)

– Recoveries<;

Préparation des déclarations de revenus

À la veille de la période des impôts, nous avons mis au point certains outils pratiques que les employés actuels et anciens pourront utiliser dans la préparation de leur déclaration de revenus.
À partir de la semaine du 13 février, les feuillets d’impôt seront progressivement accessibles dans Phénix. Les titulaires d’un compte Mon dossier à l’Agence du revenu du Canada<; (ARC) et à Revenu Québec<; pourront également accéder à leurs feuillets d’impôt par l’intermédiaire de ces sites Web.

Veuillez suivre les cinq étapes suivantes pour préparer votre déclaration de revenus. Vous pouvez également consulter notre infographie intitulée Aider les employés à comprendre leurs feuillets d’impôt et à se préparer à la période des impôts<;.

1- Obtenez votre formulaire T4 ou votre relevé 1, qui seront accessibles la semaine du 13 février, par l’intermédiaire de Phénix<;.

2- Consultez votre dernier état des gains de 2016 dans Phénix<;. Vous disposerez ainsi des renseignements concernant tous les paiements reçus en 2016.

3- Comparez votre formulaire T4 ou votre relevé 1 avec votre dernier état des gains de 2016 pour vérifier que les gains indiqués sur ce dernier correspondent à ceux du feuillet d’impôt. Si les documents correspondent, vous pouvez préparer votre déclaration de revenus comme d’habitude.

4- En cas d’écart entre les gains indiqués sur votre état des gains et vos feuillets d’impôt, consultez notre section de questions et réponses<; en ligne, qui fournit des renseignements utiles sur tout un éventail de scénarios fiscaux. Vous pouvez aussi consulter un guide complet<; élaboré en collaboration avec l’ARC et les syndicats.

5- Si vous avez encore des questions concernant vos gains ou vos impôts, veuillez communiquer avec notre centre d’appels au 1-­855-­686-­4729. Les employés qui ne sont pas desservis par le Centre des services de paye doivent appeler leur ministère d’abord. Toutefois, s’ils communiquent avec le centre d’appels, nos agents les dirigeront directement vers les unités de rémunération de leur ministère respectif, qui pourront répondre à leurs questions.

Trop­payés et moins­payés pour les déclarations de revenus

Les trop+­payés et les moins -payés sont les deux problèmes fiscaux les plus importants que peuvent éprouver les employés en cette fin d’exercice. Presque tous les employés qui ont reçu un trop ­payé et qui ont communiqué avec nous avant le 31 décembre ne trouveront pas de trop­ payé sur leurs feuillets d’impôt de 2016, que l’intégralité du montant ait été remboursé ou non.

Cependant, une petite quantité de trop-payés complexes n’ont pas pu être traités avant le 31 décembre. Des trop­-payés pourraient figurer sur les feuillets d’impôt pour ces derniers, et pour les employés qui n’ont pas communiqué avec nous avant le 31 décembre. Dans de tels cas, les employés devraient quand même produire leur déclaration, comme dans le cours normal des activités, mais ils devraient communiquer avec nous, si ce n’est pas déjà fait. Nous délivrerons alors un feuillet d’impôt modifié avec le trop-­payé qui a fait l’objet d’une mesure correctrice lorsque nous aurons traité les mouvements de paie en attente et un plan de remboursement aura été établi.

Tout employé qui reçoit un feuillet d’impôt modifié après avoir produit sa déclaration ne sera pas tenu de reproduire sa déclaration de revenus. Nous soumettrons les données de revenu modifiées à l’ARC, qui rajustera votre déclaration de revenus. Les employés qui reçoivent un feuillet d’impôt modifié avant d’avoir produit leur déclaration devraient utiliser le feuillet modifié pour leur déclaration de revenus.

Pour tout employé ayant reçu un moins-­payé, toute somme due pour 2016 et reçue en 2017 devra être déclarée dans la déclaration de revenus de 2017. Cela signifie qu’un particulier pourrait payer moins d’impôts sur le revenu que d’habitude en 2016 et plus d’impôts sur le revenu que d’habitude en 2017. Si cette situation a des répercussions sur vos impôts ou votre admissibilité à des prestations du gouvernement après 2017, comme celle pour la garde d’enfants, vous pouvez soumettre une réclamation<; selon le processus de traitement des réclamations. Chaque réclamation sera examinée en fonction des reçus valides et des autres pièces justificatives.

Tableau de bord mensuel des services de paye de la fonction publique

Afin d’être transparents et de nous assurer que les renseignements que nous donnons à nos employés sont fiables et pratiques, nous avons publié notre premier tableau de bord mensuel des services de paye de la fonction publique<;. Ces renseignements vous indiquent les résultats que nous obtenons par rapport à nos normes de service et vous informent des temps d’attente pour diverses opérations.

Comme je l’ai mentionné lors des mises à jour précédentes, nous ciblons nos normes de service une catégorie à la fois. Certaines des échéances de traitement estimées frustreront les employés, surtout ceux qui attendent déjà depuis plusieurs mois d’être payés. Nous travaillons avec diligence et nous accélérons ces échéances dans la mesure du possible. Je sais aussi que certains employés, comme ceux qui travaillent pour la Garde côtière canadienne, Service Correctionnel Canada ou le personnel infirmier dans le nord, ont des horaires de travail plus difficiles et que leurs problèmes de paye peuvent s’avérer être plus compliqués. Nous connaissons bien ces situations particulières et nous nous penchons sur d’éventuelles solutions.

Je tiens à rappeler aux employés que des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires sont accessibles pour tous les employés qui ont des difficultés financières. Il n’y a donc aucune raison pour que les employés soient privés de leur paye.

Au cours des prochaines semaines, vous commencerez à voir des améliorations. Il reste encore beaucoup à faire, mais nous avons pris notre élan.

Merci à tous et à toutes pour votre patience continue.

Information utile
– Foire aux questions – processus de réclamation<; (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)

– Questions et réponses – Répercussions fiscales liées aux problèmes du système de paye Phénix<; (Agence du revenu du Canada)

o Soutien téléphonique au 1-888-686­4729

– Formulaire de rétroaction sur Phénix (pour signaler un problème de paye ou demander un soutien financier)<;

– Formation sur le système Phénix<; (École de la fonction publique du Canada)

– Page Facebook de SPAC<; (pour visionner les séances d’information technique en direct)

– Recouvrements<;